ITエンジニアのイライラ改善をサポートしている、感情カウンセラーの山田純平です。
打ち合わせをしていて、部下がいまいち話を理解していない時ってありますよね。笑
人と言っても他人同士なので仕方が無いのかもしれませんが、イライラするものです。
この記事では、部下の理解が深まるコツやイライラした時の対処法をお伝えしていきます。
部下の理解が悪くなる原因
体調が悪い
体調が良くない時は誰でも理解力が下がります。
首、肩、腰などが凝っているだけでも血行が悪くなり、ストレスになりまよね。
デスクワークが主体だと身体を健康に保つのは結構大変だと思います。なので、日々のストレッチが大事ですね。
また、寝不足や食べ過ぎ、飲み過ぎなども理解力に影響しますね。
特に寝不足の影響は大きいので、睡眠環境を整えて７～８時間は寝たいところです。
仕事から帰るのが遅く、その後のプライベートを楽しみたいと特に寝不足になってきます。
十分な睡眠、ストレッチ、適度な筋トレは日々、取り入れていきたいですね。
集中していない
理由は様々ですが、話に集中できない時ってありますよね。
気になることがあれば相手の話しを聞きにくいでしょうし、体調不良の場合もそうだと思います。
そもそも集中しにくいタイプの人もいると思います。私がそうですね。笑
できるだけリラックスして疲れないようにして無理せず聞けるといいですね。
前提がずれている
打ち合わせなどでよくありますが、話の前提や言葉の意味がそれぞれで違う場合があります。
「なんか話しが噛み合わないな。」と思いながら１０分くらいは話していて、「あ！そういうこと！」みたいな時間を過ごすことってありませんか。笑
相手も自分もその人なりの目的や意図があるので仕方がないことかもしれませんが、話が合わない時は話の前提を見つめ直してみましょう。
自分都合な解釈
相手の話しを自分都合に解釈することはよくあると思います。
今までの経験や自分の価値観が無意識的に影響を与えてしまいますからね。
他にも、自分がこうしたい！という想いが強いと、そっち寄りの解釈になることもあります。
これらは無意識にやっていしまうので、自分では気付けないことも多いです。
相手が話しを理解できていない時は自分都合の話しになっていないか疑ってみるのも一案ですね。
話に統一感がない
話しに統一感がないと、何を話していて、何が言いたいのか分からなくなってきます。
また、話しがあっちこっちにいってしまう人もいますね。で、結局何が言いたかったのかな？と思うまま打ち合わせが終わることもよくありました。笑
話すことを事前に整理しておかないと話しに一貫性がなくなり混乱してしまいがちです。
この話し方も得意な人とそうでない人がいるので、努力目標としてレベルアップしたいですね。
自分への苦手意識が強い
相手からみて、自分が苦手なタイプだとそれが気になってしまい冷静に話を聞けないことはよくあります。
話の主目的が「怒られないようにする。」ことにすり替わってしまうんですね。
過去に私は常にカリカリして仕事をしていたので、相手は嫌だったかもしれません。笑
そうならないためにも、相手との心理的な距離間を取って会話しましょう。
そうすることで、感情的にも落ち着いてリラックスしながら、相手に安心感を与えやすくなりますよ。
部下の理解を深める方法
主語を明確にする
話す際に主語を省かずに明確にすることは有効です。
経験が豊富だったり理解力のある人は相手の話しから主語を推測できますが、なかなか難しいのが通常だと思います。
これはトレーニングで上達するので、日々、主語を明確にして具体的に話すようにしてみましょう。
最初は面倒くさい感じがしますが、徐々に身についていきますよ。
短い文章で話す
要点を短くまとめて伝えることで、部下が理解しやすくなります。
コツとしては「自分が伝えたいことが何か？」を事前に整理しておくことです。
その後、自分が伝えたいことが相手に伝わるようにシンプルに話の流れをまとめていけばOKです。
ちょっと面倒ですがこれもトレーニングでレベルアップしていけるので、苦手な人はチャレンジしてみましょう。
2つ以上の内容を話す場合は明確に分ける
緊急性が高い場合でも、複数の話しをする場合は内容を明確に分けて伝えることで理解しやすくなります。
最初に話すことが２点ある。と伝えた後、１つめは、、、という感じで伝えると混乱が起きにくいですね。
専門用語は少なくする
専門用語を避け、双方が理解のある言葉を使いましょう。
つい流行りや新しい表現を使ってしまうこともありますが、意味がわからなかったり、雰囲気は分かるけど具体的にはよく分からない場合もあると思います。
専門用語を避けると説明する内容が長くなることがあるので面倒に感じるかもしれませんが、打ち合わせや話をする目的が何なのか？を意識して、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
自分が思うよりもゆっくり話す
相手が話しを理解しやすくするには、相手が追いつけるスピードで話すことが大切です。
自分ではゆっくりと思っていても相手が理解できるペースとは限りません。
相手の反応を確認しながら、理解がいまいちだと感じたらもっとゆっくり話しをしてみましょう。
相手も自分のためにゆっくり話してくれていると思うと、嬉しいものですよ。
メモを取らせる
重要なポイントをメモに残すことで相手の理解アップを向上させます。
メモを取らせることで自分が理解しているかどうかを確認することができますよね。
相手の話を聞いているだけだとなんとなく分かった気がしてしまうことも多いので、アウトプットすることが大事ですね。
重要なポイントは2度3度繰り返して伝える
同じ内容を反復することで理解が深まります。
このポイントが重要であることを伝え、繰り返して何度か伝えることで相手の潜在意識に定着しやすくなります。
重要であることを伝えないと、何度も同じことを言われて相手が否定感を持つ場合もあるので、ご注意ください。
復唱させて相手の理解度を確認する
部下に内容を復唱させて理解度を確認しましょう。
この時の注意点としては、相手に否定感を与えないことです。
お前分かっていないだろう。という意識で復唱させると相手が否定感を感じやすいので、ご注意ください。
理解が出来ていなくても仕方がないよね。くらいの気持ちで対応しましょう。
相手ができるか最初から最後まで確認する
相手がちゃんと理解して仕事ができるか心配になりますが、相手を信頼して一度は最後まで仕事を任せてみましょう。
思い通りにいかなくてもそれも受け入れて任せることで、どこまで相手が分かっているか確認できますし、相手も任されることで自身がつき肯定感が上がります。
全てが思い通りにいくことはないので、うまくいかないことも楽しんでみましょう。
小まめに褒めて励ます
どんな小さなことでも出来たことは褒めることで相手のモチベーションアップになります。褒められると嬉しいですからね。
また、できた事実を認めることで自己肯定感が上がります。
そうなるとミスや失敗に凹む度合も軽くなってくるので、相乗効果も期待できますよ。”
理解が悪い部下にイライラした時の対処法
完璧主義をやめる
完璧主義は自分だけ出なく相手にも高いハードルを課してしまいがちです。
自分が指示したことを部下が完璧に実戦することを基準にしている場合、部課はかなりの重圧でしょうね。笑
完璧主義の人は自分ではそれに気付いていないことも多く、これって普通でしょ。くらいに感じていることも多いと思います。
なので、まずは、自分は完璧主義の傾向があるかも？と疑ってみるといいですね。
また、周りと自分で結果に対する完璧度を比べるのも有効です。
次に、完璧主義を緩めるには、自分自身の長所も短所も受け入れることが有効です。
完璧ではない自分にOKを出すことで、理解の悪い部下へのイライラをコントロールしやすくなります。
誰であっても、いつも完璧で良い部分ばかりという人はいないでしょうからね。
高い精度で仕事ができる時もあれば、そうでない時もあるのが通常です。
人には向き不向きや状態の善し悪しがあるのが通常ですからね。
でも、無意識に全てが完璧にできないとダメと思ってしまいがちです。
私も完璧主義にハマっていた時期がありましたが、やればやるほど自分のダメな部分を知ることになりました。笑
なので、今ここにいる自分自身を少しずつ受け入れていきましょう。
そうすることで、部下にも寛容になっていくと思いますよ。
不安を明確にする
部下の理解が悪いときにイライラする原因として、何か不安を感じていることが一般的です。
・仕事の戻り作業が増えて期限に間に合わないのでは？
・部下のミスをで仕事が遅延したら上司から指摘されるかも？
・部下の面倒をみる余裕があるか？
・これからも部下の理解が悪いままだったらどうしよう。
など小さな不安を含めたら、きりがないかもしれません。
それくらい不安というものは当たり前に存在しています。
その不安を認識していると振り回されにくくなりますが、どうしても無視してしまいがちですよね。笑
それがイライラに繋がることも多いので、今感じている不安を具体的に紙に書き出してみましょう。
思いつくまま書き出して、それが合っているかどうかは気にしないのがポイントです。
意外な不安が出てきたらいい感じです。
意外とつまらないことを不安に思っていたりもするので、書き出すだけでイライラが減ることもありますよ。
最悪の事態を考える
部下の理解が悪いと仕事の進捗や成果に影響してきます。
だから、ちゃんと指示したことを理解して仕事をこなしてほしいのですが、そう簡単にいかないこともあります。
そんな時は最悪の事態を考えてみるのがオススメです。
部下の理解が悪いと、最悪どんな結果になるだろう？という視点で紙に書き出してみましょう。
意外と大きな問題にはならないことも多いと思いますし、「なんだ、自分が言ったことが理解されずにちょっと凹んだだけか。」と思えれば不安やイライラも減るでしょう。
不安を野放しにしないで、現実的な想定を考えてみるのは有効ですよ。
リフレーミングを活用する
部下の離開が悪い時は、リフレーミングを活用すると効果的です。
リフレーミングとは、物事を別の視点から見直すことで、新たな理解や発見を得る手法です。
まず、問題や状況を客観的に捉えることが大切です。
自分の固定観念や先入観を一旦脇に置き、他の視点から見てみましょう。
例えば、相手の立場に立って考えることで、新たな気づきが得られることがあります。
寝不足なだけかもしれないし、仕事の後に予定があって急いでいるのかもしれません。
大人なので、仕事以外にも色々と用事や都合がありますからね。
また、相手を小学生というフレームで見てみると感じ方や対応も変わってきます。
小学生だったら理解できなくても仕方がないか。笑 と思えればイライラもしにくいですよね。
次に、ポジティブな側面を見つけることもリフレーミングの一つです。
ネガティブな状況でも、何かしらの学びや成長の機会はあるものです。
相手の理解が悪いのであれば、自分のコミュニケーションの癖や不備を発見して改善するきっかけになったり、相手への理解を深める機会にもなります。
出来事に絶対的な「良い・悪い」はないので、柔軟に視点を変えて自分に有益な学びにしていきましょう。
さらに、質問を通じてリフレーミングを促進することも効果的です。
「もし、あなたが自分の立場だったらどう思うか？」といった質問をすることで、相手も新しい視点や気づきを得ることができます。
日々リフレーミングを実践することで、柔軟な思考が養われ、理解力が向上します。
リフレーミングのトレーニングとしてはいつも「選択肢を３つ考える」ようにしましょう。
いつも選択肢を複数考える癖をつけることで「自分が正しい。相手が間違っている。」という発想が出にくくなります。
これらの方法を使って、部下への理解を深め、コミュニケーションを改善していきましょう。
感情に振り回されないトレーニングをする
感情は感じないと溜まっていきます。ほんとに困った性質ですね、、笑
だから、イライラを抑圧していると逆にイライラしやすくなったり、自分でもびっくりするくらいキレてしまうこともあります。
逆に言えばイライラを感じれば解消されていくとも言えます。
とはいえ、イライラなどのネガティブな感情は誰でも感じたくないものです。
一般的には感情を感じることは慣れていないので、少しずつトレーニングするのがオススメです。
トレーニングはやったらその分だけイライラに対する耐性が上がり、振り回されにくくなります。
イライラに対する筋力がアップするイメージですね。
方法は以下の動画でも紹介していますので、ご覧いただければと思います。
インナーチャイルドを見つめる
子供の頃は特に自分の言ったことがうまくく伝わらずイライラした経験は誰にでもあると思います。
小さなときは自分の感情に素直ですからね。
自分の伝え方が悪かったのかな？
話をちゃんと聞いてくれないのは、自分のことが嫌いなのかな？
と感じてちょっと傷ついたりします。
その経験が心の傷として潜在意識に残ってしまうのですが、これをインナーチャイルドと呼んでいます。
インナーチャイルドは１度傷ついたらずっと潜在意識に残り続ける性質があります。ほんとに困ったものです。
このインナーチャイルドの蓄積は成人になるまで続くと言われており、それが大人になっても影響を与えます。
具体的には、自分言ったことが理解されない時にイライラしやすかったり、そんな自分を否定してしまったりします。
理解されなかったことに対してイライラしてしまう感じですね。子供らしくて可愛い感じもします。笑
このメカニズムを知らないと、イライラが続いたり自己否定的な日常になっていきます。
今の自分の判断や選択、思考パターンは子供の頃のインナーチャイルドが原因で出来ているといっても過言ではありません。
なので、イライラや自己否定的な発想が出たときには、どんなインナーチャイルドがあるんだろう？と意識を向けてみてください。
「なんだ、子どもの頃のあの出来事を気にしているだけか。」と気づければ、ネガティブな発想は減っていき、ポジティブな心持ちになりやすいイメージです。
さらに子供の頃の傷ついた経験を振り返ってクリアリングしていけば、ネガティブな思考や発想がもっと減っていき、ポジティブな発想で人生を生きやすくなります。
イライラが常態化していたり、ネガティブな思考が強い人も改善の余地はまだまだたくさんあるので、人生をより幸せなものにしていきましょう。
まとめ
部下の理解が悪いと仕事に支障が出るのでイライラしやすくなります。
ただ、相手も自分を困らせたい訳ではないでしょう。
今回紹介した方法を活用して、部下の理解が深まる工夫をしつつ、自分の心理的な部分も改善できるとイライラしにくくなります。
事実は事実として存在するだけで、それに意味づけをしているのは自分の思考や習慣、インナーチャイルドの反応になります。
そこを改善していけると、イライラなどの感情に振り回されにくくなり、仕事やプライベートを楽しみやすくなります。
毎日がどこかつまらない。と感じている場合は感情やインナーチャイルドを見つめてみるのも有効だと思いますよ。
心や心理的な課題の解決はメールマガジンでも配信しているので、よければご購読して、これからの人生に活用いただけると幸いです。
